Farmec

Farmec SA

Studiu de caz: Microsoft Dynamics Nav

"Soluția Microsoft Dynamics Nav oferită de Brinel ne-a ajutat în primul rând să creștem eficiența în cadrul proceselor de planificare, control și urmărire a producției prin reducerea timpilor de lucru și printr-o organizare riguroasă a activităților, ceea ce a condus la eficientizarea întregului proces de producție. De asemenea, înlocuirea celor 13 aplicații disparate care gestionau activitati conexe, cu soluția Microsoft Dynamics Nav, capabilă să susțină toate activitățile noastre, a condus la realocarea unei părți din resursele care gestionau aceste aplicații către activități mai profitabile în cadrul companiei noastre", a declarat d-ul Cristian Ani, Sef departament IT, Farmec. 

Despre companie

Cu peste 400 de produse în portofoliu și peste 600 de angajați, Farmec SA este unul dintre cei mai mari producători și comercianți de produse cosmetice și articole de curățenie (chimico-casnice) din România și Europa de Sud-Est. Alături de produsele proprii compania Farmec mai comercializează și produse non-Farmec printr-o rețeaua proprie de magazine și reprezentanțe comerciale în 14 locații din țară. 10% din cifra de afaceri a companiei constă în exporturi. Printre cele mai cunoscute mărci ale firmei se află Gerovital H3, Gerovital Plant, Aslavital, Ecovital, Farmec, Doina, Obsesie, Athos, Aslamed, Triumf și Nufăr.

Istoric: În 1889, la Budapesta s-a înființat Drogheria „Molnar Moser"; în 1943 a fost înregistrat la Cluj Laboratorul Mol-Mos. Dupa o serie de comasari și modificări în structură pe parcursul anilor, în 1972 numele ofical al companie a devenit Fabrica de Produse Cosmetice Farmec. În septembrie 1995, Farmec SA a fost privatizată prin metoda MEBO, având capital sută la sută românesc.

Situaţia iniţială

Existența unui portofoliu cu aproximativ 400 de tipuri de produse împlică un efort apreciabil de aprovizionare și urmărire proceselor de fabricație. Într-o etapă inițială Farmec a recurs la modernizarea sistemului informatic în scopul eficientizării activității. Astfel au fost implementate mai multe aplicații informatice, specifice anumitor departamente. În timp, numărul acestora a ajuns la 13 și fiind realizate pe tehnologii diferite sistemul rezultat nu era complet integrat, integrarea efectuându-se offline. De asemenea, programarea producției se făcea semiautomat, fapt ce determina ca acest proces să se desfășoare relativ încet.

Pe măsură ce piața a evoluat și a devenit mai concurențială, la Farmec s-a pus problema optimizării practicilor de afaceri și implicit modernizarea sistemului informatic. Astfel, compania a căutat să achiziționeze o soluție integrată de management care să răspundă nevoilor tot mai stringente în ceea ce privește organizarea producției. Această optimizare trebuia să permită Farmec să ofere clienților un nivel înalt de servicii și în același timp să stabilească o bază solidă pentru a beneficia de îmbunătățirile tehnologice. Cerințele definite de managementul companiei pentru acest proces de optimizare vizau:

• Siguranță - Caracteristicile tehnice ale aplicației trebuie să asigure protecția maximă a datelor din sistem cu existența mai multor niveluri de acces la nivel de utilizator și departament
• Sortarea informației - În cadrul sistemului informația trebuie utilizată eficient. Aplicația trebuie să existe posibilitatea de a găsi rapid informația de care este nevoie, fără a pierde timp prețios cu căutarile. 
• Reacție rapidă - Este necesar să se permită managerilor de la orice nivel ierarhic să reacționeze în timp real la informațiile semnalate de sistem și la cererile din partea clienților prin luarea deciziilor potrivite. 
• Flexibilitate și trasabilitate - Sistemul trebuie să prezinte adaptabilitate la necesitățile de schimbare ale întreprinderii. Modificările legislative survenite ulterior trebuie sa fie ușor de înglobat în sistem, precum și extinderea ulterioară a funcționalităților. Trebuie asigurată posibilitatea de urmarire a fluxurilor procesului de producție - până la obținerea produsului finit și vânzarea acestuia la clienți. 
• Alocarea resurselor umane și de timp - Sistemul trebuie să asigure posibilitatea generarii de liste și rapoarte și astfel să se poată redirecționa resursele umane și de timp spre activitățile productive. 
• Reducerea erorii umane - Diminuarea considerabilă a erorilor datorate neglijenței, nepriceperii sau neatenției se poate realiza prin introducerea o singură dată a datelor de lucru. Informația furnizată va avea astfel un nivel calitativ ridicat, prin eliminarea inconsistențelor. 
• Reducerea costurilor - Trebuia asigurată posibilitatea de a monitoriza îndeaproape procesele mari consumatoare de resurse. Fluxurile aprovizionării și producției trebuie desfășurate după modelul "Just In Time" - reducerea la minimum a stocurilor și a capitalului imobilizat în stocuri. 
• Creșterea productivității și a eficienței - Aplicația trebuia să asigure o mai bună repartizare a sarcinilor, iar economisirea de resurse trebuie concretizată în sporuri de productivitate. Prin interpretarea semnalelor, managerii trebuie să fie capabili să identifice procesele deficitare și să acționeze în direcția eficientizării. 
• Optimizarea și integrarea proceselor din întreprindere - Centralizarea datelor din toate departamentele întreprinderii într-o singură bază de date ar duce la accesarea operativă și facilă a informațiilor.

Soluţia

Din lista scurtă definită o echipă de proiect, a fost aleasă o soluție bazată pe Microsoft Dynamics Nav dar personalizată de Brinel pentru Farmec, soluție care a răspuns tuturor cerințelor specifice companiilor de producție, formulate de managementul Farmec în caietul de sarcini. Propunerea făcută de Brinel rezolvă problema integrării tuturor compartimentelor afacerii într-o soluție unitară și funcțională, concepută pentru a planifica și urmări în mod eficient toate activitățile unei organizații prin utilizarea resurselor financiare și fizice. Cu experiență de peste 12 ani în dezvoltarea și implementarea de software, Brinel este partener certificat Microsoft Business Solutions pentru implementarea soluției Microsoft Dynamics Nav și totodată primul partener român dupa achiziționarea de către Microsoft a companiei Navision AS. Alegerea Microsoft Dynamics Nav oferit de catre Net Brinel a avut la bază renumele companiei producătoare, experienta internatională a produsului și implicit know-how-ul acumulat precum și bunul renume al Brinel printre partenerii Microsoft. Proiectul a fost început în aprilie 2005, a intrat în etapa Go Live în aprilie 2006, iar recepția finală a avut loc în ianuarie 2007.

Implementare

Microsoft Dynamics Nav conține aplicații pentru management, producție, distribuție, managementul relațiilor, al serviciilor, e-commerce și analiză care se pot adapta în funcție de cerințele fiecărei firme în parte. Soluția propusă de Brinel s-a pliat perfect pe specificul activității de producție desfășurate de Farmec, răspunzând diverselor provocări întâmpinate în gestionarea activităților din cadrul companiei, printre care: planificarea încărcării utilajelor, controlul consumului, planificarea necesarului de materiale, controlul stocurilor, integrarea aplicațiilor existente.

În cadrul proiectului au fost implementare următoarele module: Financiar, Contabilitate, Vânzări, Cumpărări, CRM, Producție, toate integrate într-o singură soluție unitară. Procesul de implementare efectivă a durat aproximativ șase luni și a început prin integrarea zonelor critice (financiar, contabilitate), pentru ca apoi să continue prin implementarea celorlalte module din cadrul soluției. Microsoft Dynamics Nav funcționează de mai bine de un an în cadrul Farmec și acoperă întreaga arie de activități, fiind particularizată pe specificul activităților de producție desfășurate.

Particularizări

Principala cerință specifică a proiectului de la Farmec se referea la procesul de producție, aceasta putând fi asimilată, ca specific, cu producția desfasurată in industria chimică sau medicamentoasă. Astfel, există două faze de producție: preparare și ambalare. În prezent în cadrul companiei se lucrează cu noțiunea de semifabricat. La preparare există semifabricat lichid, cu rețete specifice de fabricație, iar la ambalare există opțiune Produs Finit, în cazul în care se ambalează și se vinde ca atare sau un semifabricat de ambalare in cazul in care acesta intră in componența altui produs (exemplu: pachete care conțin mai multe produse: cremă, loțiune și deodorant). Astfel aplicația trebuia să țină cont de materiile prime conținute, de consumul în Kg, de pierderea tehnologică dar mai ales de rețetele de fabricație care sunt de mai multe tipuri: informative, semifabricat, vrac, cabinete cosmetice, metro, selgros, minimostre, cu accize 10%, cu accize 5% etc.

Posibilitati de extindere

În momentul de față se lucrează la o integrare intre Microsoft Dynamics Nav și o aplicatie SFA. Alte dezvoltari se referă la realizarea unui plan de mentenață a utilajelor integrat cu modulul de producție din ERP precum și un modul pentru urmarirea activității de transport și distribuție.

Beneficii

• Prin planificarea și reorganizarea producției s-a obținut o reducere a stocurilor de 20%
• Metodele și procesele de fabricație pot fi schimbate și implementate „din mers"
• Soluția oferă o capacităte ridicată de răspuns la modificări neașteptate
• Stocul se poate vedea în timp real, online, în orice locație. Stocurile de materii prime și ambalaje fără mișcare au fost reduse cu 40%
• Prin eliminarea fișelor de magazie (completare și evidență) s-a redus cu 20% timpul alocat lucrului cu documentele
• Producția se poate previziona și planifica mult mai bine datorită trecerii de la sistemul de costuri directe la sistemul de costuri standard 
• Aplicația permite stabilirea din timp a unei politici de prețuri 
• S-au realizat economii de 20% la achiziția de materiale
• Sistemul oferă posibilitatea de a factura la clienți marfă și bonificațiile sub diverse forme