Despre companie
Firma S.C. PROMOD SRL, prezentã pe piaţa românească din anul 1995, este unul dintre cei mai importanţi comercianţi din domeniul instalaţiilor electrice şi a decoraţiunilor. Oferind produsele de calitate a mai mult de 75 de producãtori de renume mondial şi servicii profesionale, PROMOD a stabilit relaţii de afaceri cu peste 2.000 de parteneri dintre care şi principalele reţele comerciale multinaţionale din ţarã.
Grupul de firme PROMOD are 120 de angajaţi în cinci locaţii (Apahida, Someşeni, Vlaha, Târgu Mureş şi Bucureşti) şi are ca domenii de afaceri următoarele: comerţ cu ridicata şi en detail pentru instalaţii electrice de joasă tensiune, articole de decoraţiuni interioare, lumânări şi accesorii, producţie de articole textile decorative precum şi servicii de transport rutier intern şi internaţional.
Situaţia iniţială
PROMOD are furnizori atât în România cât şi în afara acesteia. Cele mai mari riscuri ale afacerilor conduse de grupul de firme PROMOD sunt desele schimbări în legislaţie şi condiţiile economice volatile din România. PROMOD cumpără articolele comercializate din Franţa, Austria, Germania, Ungaria, China, Turcia şi Italia.
Pe de altă parte, softurile folosite îngreunau procesul de afaceri datorită numărului ridicat de proceduri şi a lipsei de integrare. Softurile folosite în principal sunt: Microsoft Excel, utilizat pentru introducerea de oferte şi comenzi şi un program utilizat pentru recepţie şi facturare. Volumul de muncă este dublu datorită efectuării manuale a aceloraşi operaţii către clienţi, pe de-o parte, şi către furnizori pe de altă parte. În acelaşi timp, informaţia obţinută în acest fel este descentralizată în special datorită faptului că aplicaţia pentru receptie si facturare nu se regăseşte în toate locaţiile companiei. Pe lângă aceste două softuri, Promod utilizează şi altele folosite pentru magazine, pentru tipărirea de etichete, etc.
Cerinţele organizaţiei
În cursul următorilor ani, PROMOD intenţionează să-şi creeze un avantaj competitiv prin optimizarea practicilor de afaceri cu ajutorul celor mai noi tehnologii informatice. Această optimizare va permite PROMOD să continue să ofere clienţilor săi un nivel înalt de servicii şi în acelaşi timp să stabilească o bază solidă pentru a beneficia de îmbunătăţirile tehnologice.
Prin implementarea Microsoft Dynamics NavTM, PROMOD urmăreşte să atingă următoarele obiective de afaceri:
O dată cu eliminarea unei mari părţi a proceselor paralele de înregistrare şi raportare a tranzacţiilor, PROMOD urmăreşte obţinerea unei mai mari consistenţe şi standardizări a informaţiilor. De asemenea, o dată cu centralizarea se doreşte accesul mai rapid la toate informaţiile relevante.
Prin introducerea unor tehnologii informatice de ultimă oră, PROMOD urmăreşte să asigure o imagine mai extinsă şi mai precisă asupra situaţiei şi operaţiilor sale economico-financiare. Pe lângă aspectele tranzacţionale, cu impact asupra gradului sporit de control al operaţiilor, va fi, de asemenea posibilă constituirea unei baze de date istorice pentru accesarea şi analizarea informaţiilor pe termen mediu-lung, cu impact asupra deciziilor tactice şi strategice ale grupului.
BRINEL a identificat câteva proiecte prin care această viziune poate fi operaţionalizată:
informatizarea sediului central PROMOD, prin acumularea şi centralizarea informaţiilor din cadrul companiilor grupului
informatizarea locaţiilor la distanţă ale companiilor sau departamentelor respective
prin eliminarea introducerii de date redundante şi creşterea gradului de centralizare, PROMOD va putea realoca o parte a personalului către activităţi cu valoare adaugată mai mare. Printre cele mai importante zone aplicative în care se anticipează creşterea eficienţei personalului se numară:
consolidarea financiară sau operaţională a informaţiilor
pregătirea documentelor de intrare-ieşire, însoţire a mărfii şi de managementul depozitelor comerciale
creşterea gradului de automatizare a analizării informaţiilor după criterii multiple
Management optimizat al comenzilor, cât şi al stocului de marfă şi implicit a vitezei de rotaţie a acestuia, ţinta fiind o deservire medie în 48 de ore.
Pe lângă obiective de afaceri, PROMOD urmăreşte şi obiective tehnologice specifice, printre care:
grad sporit de integritate a datelor
securitatea accesului la informaţii critice de afaceri
flexibilitatea reutilizării informaţiilor
suport crescut pentru cerinţele PROMOD pentru acces prin Internet & Intranet
Soluţia propusă
Echipa BRINEL a propus soluţia Microsoft Dynamics NavTM, sistem care integrează dimensiunea financiar-contabilă într-un sistem unitar. Noul sistem este prevăzut a fi operabil atât la sediul/sediile centrale cât şi la locaţiile din Apahida, Vlaha, Someşeni, Târgu Mureş şi Bucureşti. Componentele sistemului (aşa-numitele granule) sunt planificate să înlocuiască aplicaţiile curente cu funcţionalităţi similare.
Cu experienţă de peste 12 ani în dezvoltarea şi implementarea de software, BRINEL este partener certificat Microsoft DynmaicsTM din februarie 2003 pentru implementarea soluţiei Microsoft Dynamics NavTM şi totodată primul partener român după achiziţionarea de către Microsoft a companiei Navision AS. Având competenţe în proiectarea unor soluţii adaptate nevoilor clienţilor, echipa BRINEL a intuit nevoile de afaceri ale Promod, oferind o soluţie care permite accesul rapid la informaţii şi conduce implicit la o fluidizare a procesului decizional.
Utilizată de peste 1 milion de oameni din întreaga lume, soluţia Microsoft Dynamics NavTM oferită de BRINEL a conferit încredere comapaniei PROMOD datorită prestigiului Microsoft care oferă garanţia unei stabilităţi pe viitor şi a integrării cu alte produse standard de birou. În acelaşi timp, PROMOD a dorit achiziţionarea unui produs testat care şi-a dovedit funcţionalitatea şi eficienţa în cadrul altor companii. Specializat pe verticale precum producţie, distribuţie, servicii, BRINEL a convins şi prin soluţiile personalizate implementate şi prin numărul mare de referinţe.
Implementare
Procesul de implementare s-a desfăşurat în mai multe etape, începând cu cerinţele minimale de facturare, la care s-au adăugat ulterior cerinţe suplimentare din zona logistică, adaptate nevoilor de afaceri ale companiei.
Microsoft Dynamics NavTM a integrat zonele de contabilitate, cumpărări, vânzări şi depozitare, fluidizând întregul process de afaceri, care permite acum operarea cu un volum mare de date într-un interval scurt de timp. Microsoft Dynamics NavTM este folosit la PROMOD de 23 de utilizatori şi urmează ca numărul acestora sa crească pe măsura ce afacerea se dezvoltă.
De altfel, echipa BRINEL este în curs de optimizare a aplicaţiilor existente şi de creare a unor noi rapoarte care vor simplifica şi mai mult activităţile în cadrul companiei. În acelaşi timp, PROMOD este mereu la curent cu schimbările de orice fel, având acces la ultimele tehnologii disponibile la nivel mondial. Astfel există siguranţa că soluţia aleasă de va fi disponibilă şi pe termen lung, ceea ce asigură o siguranţă a viitorului şi permite dezvoltarea afacerii.
Un avantaj major al soluţiei implemntate îl reprezintă posibilitatea personalizării acesteia prin dezvoltarea unor produse suplimentare ("add-ons"). Add-on-nul Efecte de plată este în curs de lucru şi se aşteaptă ca finalizarea acestuia să aducă cu sine avantaje majore din urmărirea cecurilor şi a biletelor la ordin.
În curs de lucru este un alt add-on, EDI (Electronic Data Interchange) menit să reducă timpul de lucru prin facilitarea schimbului electronic de informaţii între companie şi client. PROMOD urmăreşte eficientizarea activităţii sale prin concentrarea exclusivă asupra dezvoltării afacerii.
Beneficii ale soluţiei implementate
1. Accessul managementului la rapoarte on-line în timp real
Microsoft Dynamics NavTM permite raportarea şi analiza în baza unui număr nelimitat de criterii. Managementul PROMOD poate acum să-şi urmărească în timp real activităţile şi să obţină în acelaşi timp analizele dorite referitoare la procesul de afaceri. Se obţine astfel o viziune generală asupra întregii afaceri ceea ce permite luarea unor decizii rapide şi sigure.
2. Funcţionarea optimă şi verificată a managementului comenzilor
Sistemul implementat asigură execuţia rapidă şi eficientă a comenzilor ceea ce duce la creşterea eficienţei procesului de vânzare şi a productivităţii forţei de muncă.
PROMOD şi-a îmbunătăţit imaginea în faţa clienţilor şi furnizorilor prin posibilitatea calculării procentului de livrabilitate în momentul primirii unei comenzi.
3. Creşterea vitezei de încasare şi procesare a documentelor
Un beneficiu real al implementării soluţiei integrate Microsoft Dynamics NavTM îl constituie reducerea timpului de lucru. Astfel, în momentul de faţă putem obţine situaţiile operative într-un interval de 1-2 ore, spre deosebire de situaţia anterioară implementării în care obţinerea acestora varia între 2 şi 5 zile. În acelaşi timp, durata necesară întocmirii unei facturi şi a avizului a scăzut de la 20 de 5 minute. Aceste îmbunătăţiri vizibile ale modalităţii de lucru ne-au ajutat să folosim în mod eficient timpul şi resursele pe care le avem la dispoziţie pentru a ne concentra asupra afacerii noastre, a declarat Zoltan Gundisch, Directorul Financiar al PROMOD.
4. Organizarea depozitului
Mişcările de marfă la intrarea şi ieşirea din depozit sunt facute/validate prin intermediul cititoarelor de coduri de bare fapt ce permite organizarea eficientă a activităţii depozitului şi o vizibilitate sporită a acestuia
5. Creşterea disciplinei de operare în sistem
Operarea la zi a documentelor de inventar, parteneri, trezorerie şi un control al mişcărilor gestionare
Obţinerea tuturor situaţiilor gestionar-contabile obligatorii
Eliminarea dispersării datelor şi obţinerea unor informaţii centralizate
6. Creşterea acurateţei datelor
Microsoft Dynamics NavTM integrat cu sistemele de coduri de bare oferă o acurateţe mai mare datelor din sistem.
7. Scalabilitatea afacerii
Permiţănd o abordare accesibilă organizaţiei, soluţia poate fi implementată uşor prin eforturi minime în alte locaţii ale companiei. În acest fel s-a deschis foarte uşor noul punct de lucru la Bucureşti, iar integrarea în sisitem a fost extrem de facilă.
8. Control integrat a fluxului comercial (clienţi, preţuri, discounturi)
Microsoft Dynamics NavTM oferă acces la informaţii necesare pentru majoritatea relaţiilor de afaceri. Clienţi, produse, stocuri, vânzări- toate tranzacţiile şi informaţiile financiare sunt integrate, ceea ce permite deţinerea celor mai noi informaţii.
9. Posibilitatea gestionării unei cantităţi mari de marfă
Implementarea soluţiei integrate Microsoft Dynamics NavTM a adus cu sine beneficii concrete printre care se numară şi cresterea cantităţii de marfă care poate fi gestionată, datorită reducerii timpului de operare a datelor.
Microsoft Dynamics NavTM ne permite să ne dezvoltăm în propriul nostru ritm. Pe măsură ce afacerea noastră creşte, putem achiziţiona noi module care să ne eficientizeze activitatea. Dacă la început am implementat sistemul în zonele de bază ale activităţii noastre (financiar, vânzări, cumpărări, stocuri), acum am început să extindem aria de funcţionalităţi, acoperind noile direcţii de dezvoltare ale PROMOD, a declarat Zoltan Gundisch, Directorul Financiar al PROMOD.